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Das Back-end-Modul „Veranstaltungen“

Dieses Modul bietet den komfortablen Zugriff auf Veranstaltungsdatensätze, Veranstalter, ReferentInnen und Anmeldungen.

Wichtig: Es werden immer nur die Datensätze des ausgewählten Ordners dargestellt. Das bedeutet, dass Sie zwischendurch einen anderen Ordner auswählen, wenn Ihre Datensätze (zum Beispiel die Veranstaltungen und die Anmeldungen) in unterschiedlichen Ordnern liegen.

In diesem Back-end-Modul erstellte Datensätze werden ebenfalls im gerade ausgewählten Ordner angelegt.

Tab: Veranstaltungen

img-29 Abbildung 13: Tab “Veranstaltungen” im Back-end-Modul “Veranstaltungen”

Spalte/Bedienelement

Spalte/Bedienelement

Bedeutung

Bedeutung

Spalte/Bedienelement

img-30 Neuen Datensatz erstellen

Bedeutung

erstellt einen neuen Veranstaltungsdatensatz im ausgewählten Ordner

Spalte/Bedienelement

img-31 CSV-Datei herunterladen

Bedeutung

lädt alle Veranstaltungen in dieser Liste als CSV-Datei herunter, die sich unter anderem in Excel öffnen lässt

Spalte/Bedienelement

img-13 img-15 img-14

Bedeutung

Art des Datensatzes:

a

img-13

b

Einzelveranstaltung

a

img-14

b

Thema einer Veranstaltungsreihe

a

img-15

b

Termin einer Veranstaltungsreihe

Spalte/Bedienelement

Akkreditierungsnummer

Bedeutung

manuell vergebene Nummer der Veranstaltung (kann auch leer sein)

Spalte/Bedienelement

Titel

Bedeutung

Titel der Veranstaltung

Spalte/Bedienelement

Datum

Bedeutung

Datum der Veranstaltung

Spalte/Bedienelement

img-32

Bedeutung

Veranstaltung bearbeiten

Spalte/Bedienelement

img-33

Bedeutung

Veranstaltung löschen

Spalte/Bedienelement

img-34

Bedeutung

Veranstaltung (vorübergehend) ausblenden

Spalte/Bedienelement

Akt.

Bedeutung

img-35 Anzahl der aktuellen Anmeldungen; der CSV-Button lädt die Anmeldungen zu dieser Veranstaltung als CSV-Datei herunter, die sich unter anderem in Excel öffnen lässt

Spalte/Bedienelement

Auf Warteliste

Bedeutung

Anzahl der Anmeldungen auf der Warteliste (falls die Veranstaltung eine Warteliste hat)

Spalte/Bedienelement

Min.

Bedeutung

wie viele Anmeldungen diese Veranstaltung benötigt, um stattfinden zu können

Spalte/Bedienelement

Max.

Bedeutung

wie viele Plätze es insgesamt für diese Veranstaltung gibt

Spalte/Bedienelement

Genug

Bedeutung

ob die Veranstaltung genug Anmeldungen hat, um stattfinden zu können

Spalte/Bedienelement

Voll

Bedeutung

ob alle Plätze dieser Veranstaltung belegt sind

Spalte/Bedienelement

Status

Bedeutung

abgesagt, fest zugesagt oder in Planung (neutral)

Spalte/Bedienelement

Button „absagen“

Bedeutung

sagt die Veranstaltung ab und schickt (per Mailformular) eine E-Mail an die angemeldeten Teilnehmer

Spalte/Bedienelement

Button „zusagen“

Bedeutung

sagt die Veranstaltung fest zu und schickt (per Mailformular) eine E-Mail an die angemeldeten Teilnehmer

Eine Veranstaltung absagen

Wenn eine Veranstaltung ausfällt, können Sie diese mit einem Klick auf den „Absagen“-Button absagen und eine Mail an die angemeldeten TeilnehmerInnen verschicken:

img-36 Abbildung 14: eine Veranstaltung absagen

In dem Mailformular wird bereits ein Text vorgegeben, den Sie vor dem Abschicken bearbeiten können. Der Platzhalter %s wird automatisch durch den Namen der Teilnehmerin/des Teilnehmers ersetzt.

Eine abgesagte Veranstaltung ist im Front-end weiterhin sichtbar (so dass Sie nicht nach dem Absagen nicht haufenweise Anfragen „Wo finde ich Ihre Veranstaltung denn auf der Website?“ erhalten ;-), ist aber deutlich als abgesagt erkennbar. Eine Anmeldung für abgesagte Veranstaltungen ist nicht möglich.

Eine Veranstaltung fest zusagen

Wenn Sie sicher sind, dass eine Veranstaltung stattfinden kann (weil sich genügend Leute angemeldet haben und die ReferentInnen ihr Okay gegeben haben), können Sie eine Veranstaltung mit einem Klick auf den „Zusagen“-Button fest zusagen und eine Mail an die angemeldeten TeilnehmerInnen verschicken:

img-37 Abbildung 15: eine Veranstaltung fest zusagen

Anmeldungen für eine fest zugesagte Veranstaltung sind weiterhin möglich (solang noch Plätze frei sind); lediglich der Text in der Bestätigungsmail ist etwas geändert.

Tab: Anmeldungen

img-38 Abbildung 16: Tab “Anmeldungen” im Back-end-Modul “Veranstaltungen”

In diesem Tab werden alle Anmeldungsdatensätze des ausgewählten Ordners dargestellt (also von allen Veranstaltungen).

Die erste Liste reguläre Anmeldungen enthält die Anmeldungen, die nicht auf der Warteliste sind.

Tab: ReferentInnen

img-39 Abbildung 17: Tab “ReferentInnen” im Back-end-Modul “Veranstaltungen”

In diesem Tab werden alle ReferentInnen-Datensätze des ausgewählten Ordners dargestellt (also von allen Veranstaltungen).

Tab: Veranstalter

In diesem Tab werden alle Veranstalter-Datensätze des ausgewählten Ordners dargestellt (also von allen Veranstaltungen).