Benutzerhandbuch¶

Gebäude¶

Es wird empfohlen, mit dem Anlegen der benötigten Gebäude zu beginnen.

Neben den Basisdaten eines Gebäudes können hier auch URLs für einen Stadtplan (öffnet in einem neuen Fenster) und für den öffentlichen Nahverkehr hinterlegt werden. Ferner können auch allegmeine Kontaktdaten für das Gebäude sowie ein Bild hinterlegt werden.

Das Anlegen der Stockwerke eines Gebäudes ist optional, es sei denn einzelnen Mitarbeitern, die später angelegt werden, sollen konkrete Räume zugewiesen werden. In diesem Fall empfiehlt es sich, über den Button "Etagen / Neu anlegen" die Etagen des Gebäudes an dieser Stelle zu ebenfalls anzulegen.

Das Formular für Stockwerke ist denkbar einfach und besteht aus einem Bezeichner und der Etagennummer. Sinnvollerweise sollte der Bezeichner deutlich machen, um welches Gebäude es sich handelt (erleichtert die spätere Auswahl).

Organisationen¶

Datensätze vom Typ "Organisation" repräsentieren die verschiedenen Ämter der Stadtverwaltung.

Will man hier eine hierarchische Struktur aufbauen, die später korrekte als Baum angezeigt wird, sollte als erstes ein virtuelles Wurzelelement (ein generischer Oberbegriff für alle nachfolgenden Organisationen) angelegt werden, welchem alle anderen Ämter untergeordnet sind (z.Bsp. "Stadverwaltung")

Zusätzlich zu den Basisdaten des Amtes können hier noch eine Reihe weiterer Angaben gemacht werden:

• Es kann eine Seite aus dem Seitenbaum ausgewählt werden, wo sich Zusatzinformationen zum Amt finden. Diese Seite wird dann in der Detailansicht des Amtes verlinkt.
• Ein Mitarbeiter, welcher als Amtsleiter für dieses Amt dient, kann über das "+"-Symbol rechts neben dem Feld "Organisations-Leiter" angelegt werden. s. Mitarbeiter
• Öffnungszeiten können über das "+"-Symbol rechts neben dem Feld "Öffnungszeiten" angelegt und danach durch Klick ausgewählt werden. s. Öffnungszeiten

Es können entweder die Öffnungszeiten für jeden Tag einzeln zugewiesen werden, oder aber auch für mehrere Tage im Verbund.

• Das Feld "Unterhalb folgender Hierarchieebene" dient dazu, die übergeordnete Organisation festzulegen. Sollte ein virtuelles Wurzelelement definiert worden sein (Stadtverwaltung), kann bei den direkt nachfolgenden Hierarchieebenen diese jetzt ausgewählt werden usw.

So kann nach und nach die Hierarchie der Stadtverwaltung abgeildet werden, indem man die entsprechnden Organisationen der Reihe nach von Oben nach Unten anlegt (Dezernate, Ämter, Abteilungen, Sachgebiete).

• Als letztes kann das/die Gebäude ausgewählt werden, wo die aktuerlle Organisation untergebracht ist. Für den Fall, dass die tatsächliche Adresse des Amtes sich von der für die Öffentlichkeit zugänglichen Adresse unterscheidet, kann zusätzlich ein sog. "Anzeige-Gebäude" ausgewählt werden, welches dann an Stelle der eigentlichen Amtsadresse angezeigt wird.

Stellen¶

Nach den Ämtern können die in den Ämtern vorhandenen Stellen angelegt werden. Hierzu ist eigentlich nur die Vergabe eines Namens notwendig und anschließend die Zuordnung zu einer oder mehrerer Organisationen.

Mitarbeiter¶

Sind die gewünschten Gebäude, Organisationen/Ämter und Stellen angelegt, können anschließend die Mitarbeiter angelegt werden.

Das Mitarbeiter-Formular enthält neben Personenkennziffer und Basisdaten des Mitarbeiters noch die Möglichkeit, ein Bild anzugeben. Ist die Checkbox "Datenschutzfreigabe" angehakt, wird der jeweilige Mitarbeiter mit einer persönlichen Detailseite verlinkt, wo alle Daten des Mitarbeiters aufgelistet werden.

Wie schon bei Organisationen die Öffnungszeiten, können bei Mitarbeitern Erreichbarkeitszeiten über das "+"-Symbol rechts neben dem Feld "Öffentliche Erreichbarkeitszeiten" angelegt und danach durch Klick ausgewählt werden. s. Öffnungszeiten Es können entweder die Erreichbarkeitszeiten für jeden Tag einzeln zugewiesen werden, oder aber auch für mehrere Tage im Verbund.

Der letzte Punkt im Formular ist die Zuweisung von Mitarbeitern zu vorher definierten Stellen.

In der Stellenzuweisung muss primär die gewünschte Stelle ausgewählt werden. Ist die geschehen, können noch weitere Daten wie Öffnungszeiten (für diese konkrete Stelle, s. Öffnungszeiten) und Kontaktdaten angegeben werden.

Wurden vorher bei den Gebäuden auch die Stockwerke angelegt, kann der Mitarbeiter-Stellenzuweisung abschließend noch ein Zimmer zugewiesen werden. Ein neues Zimmer wird über das '+'-Symbol rechts neben "Zimmer" angelegt und ausgewählt, wobei beim Anlegen des Zimmers dann die richtige Etage des entsprechenden Gebäudes selektiert werden sollte. Jeder Mitarbeiter kann mehrere Stellen ausfüllen.

Öffnungszeiten¶

Öffnugszeiten bzw. Erreichbarkeitszeiten für eine Person/Organisation/Stelle können entweder als einzelner Datensatz (Mo-Fr, 8-12 und 13-17 Uhr) oder tageweise definiert werden. Alternativ zur Auswahl über das Formular kann auch ein Freitext angegeben werden, in diesem Fall ist das Anhaken der Checkbox "Freie Texteingabe" notwendig.

Ansonsten sollte jeweils eine Anfangs- und Endzeit für Vormittags oder Nachmittags (sofern benötigt) ausgewählt werden. Werden die Öffnungszeiten tageweise definiert (z.Bsp. weil sie jeden Wochentag anders sind), legt man einen Datensatz pro Tag an.

Formulare¶

Diese Datensätze beziehen sich auf Formulare, welcher der Benutzer herunterlagen kann (Anträge). Es gibt im System zwei Arten von Formularen, interne und extern. Für interne Formulare wird das benötigte Dokument (i.d.R. als PDF) auf dem eigenen Server vorgehalten. Externe Formulare beziehen sich auf externe Downloadlinks, z.Bsp. vom Land.

Zuerst sollten die Basisdaten angegeben werden, d.h. Nummern, Kürzel, interne Namen und eine Beschreibung. Als nächstes ist im Falle eines externen Formulars die Checkbox "Externes Formular" anzuhaken und im Feld "Link" die URL zum Downloadlink anzugeben.

Für interne Formulare wird die benötigte Datei, welche zum Download bereitgestellt wird, unter "Formular->Datei hinzufügen" angehängt.

Dienstleistungen¶

Dienstleistungen sind der Kernbereich der Erweiterung civserv2. Das zugehörige Formular beschreibt eine Dienstleistung eines Amtes und ist mit vielen anderen Angaben verknüpft (zugehörige Dienststelle, Sachbearbeiter, Formulare). Bedingt dadurch ist das Formular recht groß und soll hier schrittweise erläutert werden.

• Eine Dienstleistung hat einen Namen und bis zu drei Synonyme, unter welchen die entsprechende Dienstleistung im Frontend gelistet wird. Dies soll das Auffinden durch den Bürger erleichtern.
• Im oberen Teil des Formulars gibt es eine Checkbox "Intranet". Ist diese angehakt, wird der Datensatz im Frontend nur bei einem eingeloggten fe_user gelistet. Dies ist nur für den Portalbetrieb gedacht und bietet ggf. die Möglichkeit, auch interne Formulare in das System mit aufzunehmen.
• Es ist möglich, eine Dienstleistung direkt auf einen externen Anbieter zu verlinken. In diesem Fall muss die Checkbox "Externer Anbieter" angehakt sein. Dann sollte eine URL in das Feld "Link für externe Dienstleistung" sowie der Name des externen Anbieters im Feld "Name des externen Dienstleisters" angegeben werden.

• Zusätzliche Angaben wie Kurzbeschreibung, Beschreibung, benötigte Unterlagen sowie die Rechtsgrundlagen sollten so vollständig wie möglich ausgefüllt werden. Optional kann ein Bild angehängt werden.
• Sind im System Musteranliegen hinterlegt worden, kann eines davon als Vorlage ausgewählt werden.

• Es können eine oder mehrere ähnliche Dienstleistungen zugeordnet werden, diese werden in der Detailansicht in Listenform aufgeführt.
• Ist für es für eine Dienstleistung erforderlich, Formulare bereitzustellen, können diese ebenfalls ausgewählt und hinzugefügt werden. Die entsprechenden Downloadlinks tauchen dann in der Detailansicht der Dienstleistung auf.
• Die Zuordnung von Suchwörtern - ebenso wie von Navigationspunkten - soll das Auffinden der richtigen Dienstleistung für den Bürger erleichtern. Diese müssen allerdings durch einen entsprechende externe Erweiterung für die Suche ausgewertet und verarbeitet werden (z.Bsp. ke_search).
• Zuletzt sollen jeder Dienstleistung die bearbeitende Dienststelle (Organisation) und (zwingend) eine Region zugeordnet werden.

Musteranliegen¶

Angelegte Musteranliegen dienen als Vorlage einer Dienstleistung, so daß in der eigentlichen Dienstleistung die Felder für Kurzbeschreibung, Beschreibung, Bild, Gebühren, benötigte Unterlagen und Rechtsgrundlagen (Allgemein) nicht zwingend ausgefüllt werden müssen. Diese Felder können aus dem in der Dienstleistung ausgewählten Musteranliegen übernommen werden.

Eine weitere Besonderheit von Musteranliegen ist, daß diese auch ordnerübergreifend verwendet werden können. Somit können ggf. Redakteure des einen Mandanten auch Musteranliegen eines anderen Mandanten für ihre Dienstleistungen auswählen. Diese Musteranliegen sollten dann allerdings in einem separaten Systemordner gespeichert werden, für den alle berechtigten Redakteure eine Datenbankfreigabe sowie eine Seitenfreigabe erhalten sollten. s. datenbankfreigabe und ordnerfreigabe